طراحی اوراق اداری خوب همانند چگونگی برقراری نخستین ارتباط دارای ارزش و اهمیت فراوانی است. طراحی و چاپ اوراق اداری منحصر بفرد به برقراری یک ارتباط مطلوب و موثر کمک شایانی می‌کند. چرا که هویت‌بصری یک شرکت یا سازمان در اوراقی نهفته است که خود را به وسیله آن به دیگران معرفی می‌نماید. در این مورد لزوم بهره‌گیری از استانداردهای لازم در طراحی اوراق اداری بر کسی پوشیده نیست.
اصول طراحی اوراق اداری حرفه‌ای
به عنوان طراح گرافیک، در پروژه‌های برندینگ برای شرکت‌های بزرگ باید چند اصل کلیدی را در طراحی اوراق اداری رعایت کرد:
سادگی و وضوح
اوراق اداری نباید مملو از عناصر تزئینی باشند. وظیفه اصلی آنها انتقال پیام رسمی و اداری است. بنابراین طراحی باید ساده، تمیز و خوانا باشد؛ بدون آن‌که هویت برند کمرنگ شود.
یکپارچگی با هویت بصری برند
لوگو، رنگ سازمانی، فونت‌ها و حتی لحن بصری باید با سایر اجزای هویت برند هماهنگ باشد. اگر هویت بصری برند مینیمال است، اوراق نیز باید مینیمال طراحی شوند. اگر برند لوکس است، انتخاب متریال چاپ و جزئیات طراحی باید این حس را منتقل کند.
استانداردسازی و قابلیت توسعه
شرکت‌های بزرگ با حجم بالای مکاتبات و چاپ روبه‌رو هستند. بنابراین طراحی باید بر اساس قالب‌های استاندارد انجام شود تا امکان تکثیر در تیراژ بالا، در انواع فرمت‌ها و حتی در نسخه‌های دیجیتال وجود داشته باشد.
توجه به جزئیات چاپ و متریال
انتخاب گرماژ کاغذ، کیفیت چاپ، تکنیک‌های ویژه مانند طلاکوب یا برجسته‌سازی، همگی تأثیر مستقیمی بر درک مخاطب از ارزش برند دارند. طراح حرفه‌ای تنها به فایل دیجیتال فکر نمی‌کند؛ بلکه تجربه لمس و دیدن اوراق را نیز در نظر می‌گیرد.
کاربردپذیری و عملکرد
اوراق اداری تنها نمایشی نیستند؛ باید در عمل نیز کارآمد باشند. جایگاه لوگو، فضای نوشتار، نحوه چینش اطلاعات تماس و حتی فضای سفید در فرم‌ها باید با اصول کاربردی طراحی شود.
تأثیر اوراق اداری بر تجربه برند
زمانی که مشتری یا شریک تجاری یک شرکت بزرگ، پاکتی با طراحی منسجم دریافت می‌کند یا روی میزی می‌نشیند که کارت ویزیت و سربرگ رسمی با هویت برند در برابر او قرار دارد، پیام روشنی دریافت می‌کند: این شرکت منظم، معتبر و حرفه‌ای است. همین تجربه کوچک می‌تواند تفاوت بزرگی در ایجاد اعتماد و وفاداری برند ایجاد کند.
مقاله پیشنهادی: چگونه سربرگ اداری حرفه ای طراحی کنیم؟
خیلی از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای اینکه هزینه‌های خود را کاهش دهند از طرح‌های آماده برای اوراق اداری خود استفاده می‌کنند. در حالی که از دانستن مزایای داشتن یک طراحی منحصر به فرد برای اوراق اداری مجموعه‌شان غافل هستند. حالا برای اینکه در طراحی اوراق اداری شرکت روند مطمئن و استانداردی را اجرا کنیم باید یک سری نکات مهم را در فرایند طراحی مد نظر داشته باشیم. در این مقاله به هفت نکته که در طراحی اوراق اداری باید مد نظر قرار گیرند اشاره می‌کنم:
۱- از گزینه‌های رنگی محدود استفاده کنید !
بهتر آن است که در طراحی اوراق اداری مانند پاکت ها و کارت ویزیت از تعداد رنگ کمتری استفاده شود. معمولا طراحی اوراق اداری بر اساس هویت بصری و سازمانی هر شرکتی به صورت اختصاصی طراحی می‌شود. هرچند شما توانایی بهره‌گیری از چاپ ۴رنگ یا تمام رنگی را دارا هستید؛ اما باید در نظر گرفت که اوراق اداری مانند سربرگ‌ها اساسا برای پرینت طراحی می‌شوند و پس از چاپ اطلاعاتی دیگری مانند قراردادها، فاکتورها و… برا روی آنها چاپ می‌شود. در بسیاری از موارد طراحان از یک تا ۳ گزینه رنگی محدود را به صورت پنتون pantone مورد استفاده قرار می‌دهند. استفاده از رنگ‌های پنتون می‌تواند جذابیت بسیار زیادی را در طراحی شما به وجود بیاورد.
مقاله پیشنهادی: رنگ پنتون چیست ؟ {به زبان ساده} + دانلود کاتالوگ PDF
۲- یک نسخه برای فکس و یک نسخه برای پست !
امروزه دیگر شرکت‌ها از فکس برای ارسال نامه‌های اداری کمتر استفاده می‌کنند و بیشتر از طریق شبکه‌های اجتماعی و ایمیل برای مکاتبات اداری بهره می‌برند. اما هستند شرکت‌هایی که همچنان از طریق ارسال فکس با همکارانشان در اتباط هستند. از آنجایی که اغلب دستگاه‌های فکس قادر به ارسال و پردازش دقیق ترام‌ها و نوانس‌ها نیستند، بهتر است تا یک نسخه مخصوص فکس طراحی شود. در این مورد گزینه استفاده از ترام ۱۰۰% برای لوگو – آدرس و … بدیهی بنظر می‌رسد. همچنین پیشنهاد می‌کنم قبل از تایید نهایی طرح سربرگ‌ها یک بار برای آزمایش آن را از طریق فکس ارسال کنید تا از وضوح آن مطمئن شوید.
۳- حداکثر فضا را برای نوشتار در نظر بگیرید!
اغلب طراحان تازه کار و مبتدی در طراحی اوراق اداری به مشکل بزرگی بر می‌خورند؛ چرا که فکر می‌کنند اجازه دارند تا هر طرحی رو در هر جایی استفاده کنند؛ اما این طور نیست. استاندارد دقیقی وجود ندارد اما پیشنهاد می‌کنم در سربرگ آ۴ یک فضای ۱۶ در ۲۱ سانتیمتری رو قابل نوشتار در نظر بگیرید. اگر امکان استفاده از QR Code را دارید بهتر است تا تمام اطلاعات تماس را در داخل یک QR Code قرار دهید تا مخاطب بتواند به راحتی اطلاعات را در داخل تلفن هوشمند خود ذخیره نماید.
برای دیدن تعرفه طراحی و چاپ ست اداری کلیک نمایید
۴- ساده، منظم و منسجم طراحی کنید !
از گل و بته و وکتورهای آماده در طراحی سربرگ استفاده نکنید. شاید بهتر و منطقی‌تر این باشد تا با درنظر گرفتن ارتباطات منطقی و هندسی، ساختار منظم و منسجمی رو ایجاد و همه عناصر نوشتاری و تصویری را در قالب آن بگنجانید. همچنین اندازه فونت آدرس و تلفن را متناسب با سایز صفحه تنظیم کنید. اگر تجربه کافی برای این کار ندارید شاید بهتر باشد تا با پرینت گرفتن از اندازه نوشته‌ها مطمئن شوید.
۵- از فضای پشت سربرگ‌ها و داخل پاکت‌ها غافل نشوید !
شاید مشتری شما از آن دسته مشتریانی باشد که حاضر است برای گرفتن نتیجه بهتر؛ بیشتر هزینه کند. در این مورد استفاده از فضای داخلی پاکت‌ها و پشت سربرگ‌ها گزینه مناسبی به نظر می‌رسد. کاغذهای متفاوتی برای چاپ اوراق اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. متداول‌ترین آنها کاغذ تحریر در ضخامت‌های متفاوت می‌باشد. کاغذ تحریر ۱۲۰ گرم مناسب‌ترین گزینه برای چاپ پاکت‌ها و سربرگ‌هایی است که به صورت دورو طراحی می‌شوند. همچنین از انواع کاغذهای فانتزی نیز در چاپ اوراق اداری استفاده می‌شود.
مقاله پیشنهادی: نکات کلیدی در چاپ پاکت اداری
۶- منحصر بفرد باشید !
اگر تازه کار هستید، بهتر است تا این گزینه رو فراموش کنید. اما اگر به طراحی و ساخت قالب تسلط کافی دارید بهتر است تا با طراحی یک یا چند قالب منحصر بفرد و البته ساخت ماکت پیش از چاپ؛ مشتری خود را شگفت‌زده کنید. ابعاد لوگو را متناسب با سایز صفحه انتخاب کنید. در این مورد دقت کنید که اگر بیش از جد ابعاد لوگو را در داخل صفحه بزرگ قرار دهید، جلوه بد و غیر حرفه‌ای به طراحی شما خواهد داد.
مقاله پیشنهادی: ۶۲ نمونه از بهترین سربرگ های خارجی
۷- از زر کوب (طلا، نقره و…) ؛ غافل نشوید !
همیشه استفاده از متریال‌های مختلف و متفاوت نتیجه خوبی را در بر ندارد، اما اگر آگاهانه تصمیم‌گیری کنید؛ می‌توانید تا با انتخاب نوع کاغذ؛ اوراق‌اداری را خاص و منحصر بفرد کنید. همینطور با استفاده از زرکوب (خواه طلایی یا با هر رنگ دیگری) جلوه بی‌نظیری رو ایجاد کنید که در چشم‌نواز کردن اوراق اداری بسیار موثر و بدیع است. اگر سفارش دهنده دست شما را در هزینه‌های چاپ باز گذاشته است، قطعا استفاده از طلاکوب می‌تواند به شما کمک کند.
نتیجه‌گیری
برای یک طراح گرافیک حرفه‌ای، طراحی اوراق اداری پروژه‌ای جزئی و کم‌اهمیت نیست؛ بلکه بخشی اساسی از سیستم برندینگ است که به انسجام، اعتماد و اعتبار شرکت‌های بزرگ کمک می‌کند. اوراق اداری در سکوت و بی‌ادعا، تصویری قدرتمند از برند می‌سازند و هر بار که در دست گرفته می‌شوند، داستان حرفه‌ای بودن سازمان را بازگو می‌کنند.
اگر شما هم به دنبال نمونه‌های موفق در طراحی ست اداری یا اوراق اداری هستید، می‌توانید تا با مراجعه حضوری به نشانی آریا هنر امروز از راهنمایی و مشاوره رایگان همکاران ما در این بخش بهره‌مند باشید.
منبع: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-make-a-letterhead
بدون دیدگاه